Ce vade-mecum a pour objet de préciser le fonctionnement interne du Club à l’attention des Membres (Membres effectifs ou Membres d’honneur). Il a pour objet de clarifier les Statuts du Club et il énonce des pratiques tacites et plus ou moins anciennes du Club.

Il est rappelé que les activités du Club sont caractérisées par l’intérêt marqué pour la gastronomie et l’œnologie, la convivialité, le respect mutuel et le savoir-vivre.

1. Définitions

• Membre : Selon les Statuts, toute personne ayant été admise (voir section 3), ayant payé un droit d’entrée et payant une cotisation annuelle, ce qui donne droit à un vote.
• Famille proche d’un Membre : Enfant, frère, sœur, mère ou père du Membre.
• Invité : Toute personne connue et accompagnée d’un Membre du Club, mais n’étant pas Membre du Club.
• Invité privilégié : Toute personne désignée par un Membre et ayant vocation à participer aux manifestations avec le Membre (voir section 3, dernier alinéa).

2. Communication vis-à-vis des Membres

Le Club privilégie les moyens électroniques de communication, ceci tant pour respecter les arbres de nos forêts que par souci de rapidité. Il utilise, vis-à-vis de ses Membres, deux canaux de communication principaux : les annonces ou messages d’information adressés aux Membres par courriel et la partie « Espace membres » du site Internet https://www.clubdesgastronomes.be/

Le site Internet comprend une partie accessible à tous, public externe et Membres, et une partie accessible uniquement aux Membres (intranet). Pour avoir accès à cette dernière, les Membres qui n’en disposent pas encore doivent demander un identifiant et un mot de passe au Secrétariat du Club (secretariat@clubdesgastronomes.be). Ils trouveront sur cette partie du site, l’annuaire des Membres, les documents relatifs aux Assemblées générales, des documents relatifs à la vie du Club (e.g., statuts, formulaire d’admission, etc…), des photographies, ainsi que l’annonce et la présentation des prochaines manifestations.

Le Secrétariat utilise l’adresse électronique qui lui a été communiquée par le Membre.

3. Admission des Membres effectifs

Le Club est constamment à la recherche de nouveaux membres de tous âges et horizons, soucieux de convivialité autour de mets et vins de qualité.

Les candidats membres sont invités à participer à une ou deux manifestations afin de s’assurer que les activités et l’ambiance du Club correspondent bien à leurs attentes et afin de permettre aux Administrateurs de connaître le candidat membre. Un parrain accompagne le candidat membre dans ses premiers contacts avec le Club et se fait un plaisir de répondre à toutes ses interrogations. Il est recommandé au parrain de présenter personnellement le candidat à l’un ou l’autre Administrateur.

Si, après sa participation à un ou deux repas du Club, le candidat membre manifeste un intérêt réel pour le Club, il lui faudra compléter le formulaire d’adhésion disponible sur le site Internet du Club (https://www.clubdesgastronomes.be/fr/adhesion.html), lequel doit être rempli avec soin, de manière complète, et exacte.

Lors de la réunion du Conseil d’administration qui suit le renvoi du formulaire d’adhésion au Secrétariat, le Conseil d’administration examinera la candidature et communiquera sans délai sa décision au candidat.

Le candidat admis par le Conseil d’administration devient Membre à l’issue d’un repas du Club auquel il assistera avec son parrain et durant lequel l’insigne du Club lui sera remis.

Chaque Membre peut désigner, un Invité privilégié qui aura vocation à participer, avec le Membre, aux manifestations. Cet Invité privilégié peut être n’importe quelle autre personne (vivant sous le même toit ou pas) et peut participer, avec le Membre, à toutes les manifestations. L’Invité privilégié peut-être changé chaque année au moment du renouvellement de la cotisation. Les Invités privilégiés des Membres peuvent participer à la réunion de l’Assemblée générale mais ne peuvent pas voter.

4. Annuaire des Membres

Le Club édite régulièrement un annuaire des membres accompagné du vade-mecum. Le millésime y indique l’année de l’entrée du Membre au Club.

5. Manifestations

Les repas mensuels organisés par le Club sont des moments privilégiés où souffle l’esprit d’amitié doublé de l’intérêt marqué pour la gastronomie et l’œnologie qui caractérisent le Club. Il est coutume d’éviter les sujets politiques et religieux. Les Membres apprécient l’érudition gastronomique et œnologique, les bons mots, même un peu caustiques, ainsi que les anecdotes savoureuses que personne ne connaît.

Les animaux domestiques, aussi sympathiques et calmes soient-ils, ne sont pas admis lors des manifestations du Club.

Sauf allergie ou condition médicale particulière à signaler au moment de l’inscription, il n’est pas possible d’adapter les menus proposés en fonction des desideratas des Membres.

Le prix de la participation à une manifestation est fixe, que le Membre ou ses invités boivent de l’alcool ou non. Ce prix inclut l’apéritif, les plats, boissons et autres éléments indiqué dans l’invitation ainsi qu’une contribution au transport en autocar.

6. Invitations aux manifestations

Sauf autorisation préalable du Secrétariat, chaque Membre ne peut inviter plus de 4 personnes par manifestation, en plus de son Invité privilégié.

À part l’Invité privilégié, toute personne n’étant pas Membre ne peut participer à plus de 2 manifestations :

• par an si elle est invitée par un Membre ;
• sans être invitée par un Membre, mais avec l’accord d’un Administrateur.

À part l’Invité privilégié et les personnes de la Famille proche du Membre, toute personne n’étant pas Membre paye un supplément à chaque manifestation à laquelle elle participe.

7. Tenue vestimentaire

Sauf mention contraire communiquée par le Secrétariat – par exemple lors de fortes chaleurs – la tenue de ville (costume) ou une tenue élégante avec veston ainsi que le port de la cravate – ou similaire – sont recommandés lors des repas organisés par le Club.

La tenue vestimentaire lors des week-ends ou voyages organisés par le Club peut être adaptée selon le moment et les circonstances, mais sera toujours élégante.

Lors de la soirée de gala annuel, les Membres et leurs invités porteront une tenue de soirée en accord avec le caractère exceptionnel du repas, les messieurs choisissant le smoking, et les dames une robe habillée (ou de cocktail).

8. Activités professionnelles

Sauf autorisation préalable du Conseil d’administration, un Membre ne peut se prévaloir de son affiliation au Club afin de tirer un avantage personnel auprès d’un tiers ou pour favoriser son activité professionnelle privée.